Clause d’information

En lien avec la mise en œuvre des exigences du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD), nous souhaitons vous informer des règles suivantes concernant le traitement des données personnelles :

 

Responsable du traitement des données (RT)
MCPOLSKA.PL Société à Responsabilité Limitée Société en Commandite

  1. Wschodnia 5A, 62-080 Swadzim

tél.  61 822 65 61

Délégué à la protection des données (DPD)
Katarzyna Ślusarek, adresse e-mail : iod@mcpolska.pl

 

Le RT traite vos données dans le but de :

  1. Recrutement des employés

Base légale : Art. 6(1)(b) RGPD, Art. 22(1) du Code du travail, et Art. 9(2)(b) RGPD (données sensibles). La fourniture de ces données est une exigence légale et est nécessaire pour le processus de recrutement. Vous êtes tenu de les fournir, et la conséquence de ne pas les fournir sera l’incapacité de participer au processus de recrutement. Les autres données personnelles non requises par la loi (par exemple, les intérêts) sont traitées sur la base de l’Art. 6(1)(a) RGPD, c’est-à-dire avec votre consentement volontaire, et leur fourniture n’affecte pas votre capacité à participer au processus de recrutement.

Durée de conservation des données personnelles : Vos données personnelles seront traitées jusqu’à la fin du processus de recrutement, et si vous avez consenti à participer à de futurs processus de recrutement, pour une durée maximale de 12 mois à compter de la date de soumission de vos documents de candidature.

  1. Emploi des employés

Base légale : Art. 6(1)(b) RGPD, Art. 22(1) du Code du travail, et Art. 9(2)(b) RGPD (données sensibles) – le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat, Art. 6(1)(c) RGPD – le traitement est nécessaire pour remplir une obligation légale, Art. 6(1)(f) RGPD – la base légale du traitement est l’intérêt légitime du Responsable du traitement, et Art. 6(1)(a) RGPD – pour les données personnelles non requises par la loi – la base légale du traitement est votre consentement.

Durée de conservation des données personnelles : En fonction de l’objectif pour lequel les données personnelles sont traitées, la durée de conservation est de 50 ans ou de 10 ans pour les contrats conclus après le 1er janvier 2019 (en fonction de la date d’embauche) à partir de la fin de l’année au cours de laquelle la relation de travail a pris fin. Pour les contrats conclus après le 31 décembre 1998 et avant le 1er janvier 2019, l’employeur peut soumettre un rapport d’information spécial à la ZUS, comme prévu à l’Art. 4(6a) de la loi du 13 octobre 1998 sur le système d’assurance sociale. Dans ce cas, la période peut être réduite à 10 ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle le rapport d’information a été soumis.

 

  1. Collaboration avec des entreprises externes avec lesquelles le RT a conclu un contrat de service

Base légale du traitement : Art. 6(1)(b) RGPD – le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat ou à la prise de mesures avant la conclusion du contrat ; la fourniture des données est nécessaire à la collaboration.

Durée de conservation des données personnelles : pour la durée nécessaire à l’exécution des contrats conclus et des règles spécifiées dans ceux-ci. Au moins 5 ans à compter de la fin de l’année au cours de laquelle la dernière facture/document comptable a été émis.

 

  1. Exécution du contrat

Source : Données des employés et collaborateurs fournies dans le cadre de la collaboration par l’entité qui est partie au contrat.

Base légale du traitement : Art. 6(1)(f) RGPD, à des fins de contact liées à l’exécution du contrat principal, à des fins administratives, y compris celles liées à l’organisation de la collaboration et à la supervision de la prestation de services, ou à l’exécution d’autres obligations ou droits exercés en vertu du contrat principal, à des fins probatoires liées à l’exécution du contrat principal, pour poursuivre des réclamations liées à l’exécution du contrat principal.
Durée de conservation des données personnelles : Vos données personnelles seront conservées par le Responsable du traitement pendant au moins la durée des contrats conclus entre les entreprises, et si nécessaire à des fins probatoires – les données personnelles peuvent également être conservées jusqu’à l’expiration du délai de prescription des réclamations liées à l’activité commerciale menée ou à la conclusion de procédures judiciaires liées aux contrats susmentionnés.

 

 

  1. Vente de services

Base légale du traitement : Art. 6(1)(b) RGPD – le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat entre vous et le Bureau, Art. 6(1)(c) RGPD – pour la tenue de documents comptables et fiscaux, et Art. 6(1)(f) RGPD – pour éventuellement établir, poursuivre ou défendre des réclamations.

Durée de conservation des données personnelles : Vos données seront conservées pendant la durée du contrat. Au maximum 6 ans à compter de la fin de l’année fiscale au cours de laquelle la dernière facture a été émise.

 

  1. Réclamations futures

Base légale du traitement : Art. 6(1)(f) RGPD.
Durée de conservation des données personnelles : pour la durée du délai de prescription des réclamations selon le type de contrat : contrat de travail, mandat – 2 ans, contrat de collaboration – 3 ans.

  1. Conduite d’activités de marketing liées à l’activité commerciale

Base légale du traitement : Art. 6(1)(a) RGPD et Art. 6(1)(f) RGPD. La fourniture des données est volontaire.

Durée de conservation des données personnelles : Jusqu’au retrait du consentement ou à l’opposition de la personne concernée.

  1. Répondre aux questions envoyées par email
    Base légale du traitement : Art. 6(1)(f) RGPD – l’intérêt légitime du RT. La fourniture des données est volontaire.

Durée de conservation des données personnelles : jusqu’à ce que la question soit répondue, au maximum 12 mois.

 

  1. Protection des personnes et des biens dans les locaux du RT

Source des données : données issues de la vidéosurveillance.
Base légale du traitement : Art. 6(1)(f) RGPD.
Durée de conservation des données personnelles : à partir du moment de l’enregistrement pour une durée maximale de 3 mois.

 

Si un autre objectif que ceux mentionnés ci-dessus survient, l’obligation d’information vous sera communiquée directement sous forme ou lors de la

première action dirigée vers vous.

 

Droits liés au traitement des données personnelles :

  • Si la base légale est l’Art. 6(1)(a) ou (b) RGPD :
  • droit d’accès aux données
  • droit de rectification des données
  • droit à l’effacement des données (droit à l’oubli)
  • droit à la limitation du traitement des données
  • droit à la portabilité des données
  • Si la base légale est l’Art. 6(1)(c) RGPD :
  • droit d’accès aux données
  • droit de rectification des données
  • droit à la limitation du traitement des données
  • Si la base légale est l’Art. 6(1)(e) ou (f) RGPD :
  • droit d’accès aux données
  • droit de rectification des données
  • droit à l’effacement des données (droit à l’oubli)
  • droit à la limitation du traitement des données
  • droit d’opposition au traitement des données

Droit de retirer le consentement :
Si le traitement est basé sur votre consentement (Art. 6(1)(a) RGPD), nous traiterons les données jusqu’à leur retrait. Le consentement peut être retiré à tout moment en envoyant un e-mail à l’adresse fournie ci-dessus ou en personne au bureau du Responsable du traitement.  Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base du consentement avant son retrait.

Après le retrait du consentement, les données seront traitées dans le but de protection contre les réclamations (Art. 6(1)(f) RGPD) pour une période conforme aux dispositions légales applicables, jusqu’à un maximum de 3 ans.

 

Droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance :
Si vous estimez que le RT a violé la sécurité de votre traitement des données, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance responsable de la protection des données personnelles, c’est-à-dire le Président de l’Office de Protection des Données Personnelles. L’adresse actuelle de l’autorité de surveillance est : Président de l’Office de Protection des Données Personnelles, ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie.

 

Sécurité des données :
Vos données personnelles seront traitées conformément aux dispositions du RGPD, par écrit ou électroniquement, aux fins mentionnées ci-dessus, et en utilisant des méthodes appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles conformément à l’Art. 32 RGPD. La coopération entre notre entreprise et les entités commerciales est régie par les dispositions légales applicables.

Destinataires des données :

En lien avec le traitement des données, vos données personnelles peuvent être partagées avec d’autres destinataires ou catégories de destinataires, tels que :

  • Les autorités et institutions, ainsi que les entités publiques administratives et locales compétentes, dans la mesure et aux fins découlant de la législation applicable.
  • Les entreprises fournissant des services au RT, en particulier dans le domaine de : protection des données, services d’audit, support informatique, logiciels, finances, assurance, entretien des équipements, correspondance.
  • D’autres entités qui, en vertu d’accords appropriés, traitent des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.

Vos données ne seront pas traitées de manière automatisée, y compris le profilage. Vos données ne sont pas traitées en dehors de l’EEE.